Нормативно правовые документы

Регистрация документа

Для того чтобы с новым нормативно правовым документом можно было работать, его нужно зарегистрировать. Для этого следует нажать на кнопку . Откроется диалоговое окно, в котором будет предложено выбрать одно из двух действий – "Зарегистрировать документ" или "Направить документ на регистрацию".

Если пользователь, который создал регистрационно-контрольную карточку документа, не является владельцем счетчика, он может направить документ на регистрацию. При направлении документа указывается счетчик, которым документ должен быть зарегистрирован. Выбор счетчика однозначно определяет подразделение или приемную, на уровне которого документ должен быть зарегистрирован.

Желательно, чтобы сотрудник отдела работы с документами, регистрирующий документы, был прописан в системе в качестве владельца счетчика.

Если пользователь является владельцем счетчика, то он сможет зарегистрировать документ самостоятельно, при помощи БД "Регистратор". Для начала нужно выбрать в диалоговом окне пункт "Зарегистрировать документ". Потом нужно указать в какой приемной регистрируется данный входящий документ.

После того, как проделаны все эти действия, откроется еще одно диалоговое окно, где будет предложен автоматически сгенерированный регистрационный номер документа. Но можно также присвоить документу особый номер, заменив в соседнем поле слово "Авто" нужным регистрационным номером.

Далее нажмите кнопку "ОК" и документ будет считаться зарегистрированным с присвоенным ему соответствующим регистрационным номером.

После регистрации права доступа к карточке документа определяются следующим образом:

·         Редактировать карточку могут только пользователи, исполняющие роль [ Supervisor ] (Администраторы) и группа доступа владельца счетчика (Уполномоченные делопроизводители).

·         Правами на чтение карточки обладают следующие сотрудники:

o        пользователь, создавший документ;

o        пользователи, исполняющие в БД "Входящие документы" роль "[Auditor]";

o        читатели документа по умолчанию, указанные в счетчике, которым зарегистрирован документ (обычно, сотрудники подразделения, на уровне которого документ зарегистрирован и руководство).

По умолчанию устанавливается срок исполнения документа - 1 месяц со дня регистрации.