Перед отправкой нового исходящего документа корреспонденту, он должен быть зарегистрирован в системе. Для этого сначала в БД <Исходящие документы> создается электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) исходящего документа.

Для открытия базы данных <Исходящие документы> следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ее значку на нужном листе рабочего пространства клиента Lotus Notes .

В области навигации базы данных находится список представлений (или видов), по которым из базы можно выбрать документы по нужному критерию.

Исходящие - это иерархичный вид. В нем показаны связи между главными и ответными документами. Сортировка идет по дате регистрации главного документа по убыванию.
- По дате - документы сгруппированы по категории год-месяц-дата .
- По подразделению - здесь документы показаны по подразделениям, в которые они пришли.
- По типу - здесь документы сгруппированы по значению поля <Тип документа> (Письмо, указ, распоряжение и т.д.).
- По приемной - этот вид показывает документы по приемным, в которых он был зарегистрирован.
- Списанные в дело - в этом виде показываются документы, по которым закончена работа.
Внешний контроль - здесь показываются документы, которые имеют внешний контроль. Группировка по сроку исполнения.
На ознакомление - здесь видны документы, которые были направлены на рассмотрение должностным лицам. Группировка по фамилиям должностных лиц.
На регистрацию - в этом виде можно найти документы, направленные на регистрацию.
Черновики - в этом виде видны все незарегистрированные документы.
Корзина - здесь хранятся удаленные документы. Из корзины документы можно восстановить, а можно и удалить окончательно.

CDoc - это:
Введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность и своевременный доступ к информации ...

Купи сейчас!

версия для печати назад наверх