Работа пользователя с исходящими документами

Перед отправкой нового исходящего документа корреспонденту, он должен быть зарегистрирован в системе. Для этого сначала в БД <Исходящие документы> создается электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) исходящего документа.

Для открытия базы данных <Исходящие документы> следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ее значку на нужном листе  рабочего пространства клиента Lotus Notes .

В области навигации базы данных находится список представлений (или видов), по которым из базы можно выбрать документы по нужному критерию.

• Исходящие - это иерархичный вид. В нем показаны связи между главными и ответными документами. Сортировка идет по дате регистрации главного документа по убыванию.
  • По дате - документы сгруппированы по категории год-месяц-дата .
  • По подразделению - здесь документы показаны по подразделениям, в которые они пришли.
  • По типу - здесь документы сгруппированы по значению поля <Тип документа> (Письмо, указ, распоряжение и т.д.).
  • По приемной - этот вид показывает документы по приемным, в которых он был зарегистрирован.
  • Списанные в дело  - в этом виде показываются документы, по которым закончена работа.
• Внешний контроль - здесь показываются документы, которые имеют внешний контроль. Группировка по сроку исполнения.
• На ознакомление - здесь видны документы, которые были направлены на рассмотрение должностным лицам. Группировка по фамилиям должностных лиц.
• На регистрацию - в этом виде можно найти документы, направленные на регистрацию.
• Черновики - в этом виде видны все незарегистрированные документы.
• Корзина - здесь хранятся удаленные документы. Из корзины документы можно восстановить, а можно и удалить окончательно.