Направление документа на рассмотрение

Для того чтобы входящий документ дошел до адресата, его нужно направить на рассмотрение соответствующему должностному лицу в соответствующее подразделение. Документ может быть направлен должностным лицам или в подразделения, выбранным из текущей системы документооборота (САД) либо из других систем документооборота.

При направлении документа для лиц, которым он направлен, создаются уведомления.

Порядок определения пользователей, которым направить уведомления при обработке направления должностному лицу:

• Если сотрудник, занимающий эту должность, является пользователем Notes , то уведомление отсылается этому пользователю.
• Если секретарь-референт должностного лица является пользователем системы документооборота, то уведомление отсылается также секретарю референту.
• Если для должностного лица указаны заместители, то уведомление также отправляется тем из них, которые являются пользователями Notes .
• Если само должностное лицо, его референты или заместители не являются пользователями Notes , то ищется делопроизводитель подразделения, в штате которого находится должностное лицо. Если делопроизводитель является пользователем Notes , то ему отсылается уведомление.
• Если не найдено пользователей Notes , которым направить уведомление, ищется делопроизводитель на уровне ближайшего вышестоящего подразделения или организации, являющийся пользователем Notes и уведомление отсылается ему.

Порядок определения пользователей, которым направить уведомление при обработке направлений в подразделения:

• Если имеется делопроизводитель данного подразделения, являющийся пользователем Notes , то уведомление отсылается этому пользователю.
• Если делопроизводитель подразделения не найден, то ищется делопроизводитель на уровне ближайшего вышестоящего подразделения или организации, являющийся пользователем Notes и уведомление отсылается ему.

Доступ по чтению к главному документу в процессе обработки направления изменяется следующим образом: в список читателей документа добавляется группа доступа должностного лица или подразделения из строки направления (куда документ направлен). Кроме этого в список читателей добавляются группы доступа всех секретарей-референтов или делопроизводителей, которым были направлены уведомления.

Чтобы начать этот процесс, нужно нажать кнопку  в верхней строчке открытого документа.

Это может сделать делопроизводитель организации, тот, кто регистрировал документ, а также все, кто в правах доступа документа прописан как Читатель документа.

После того, как пользователь нажмет кнопку <Направить>, перед ним появится диалоговое окно, в котором будет предложено выбрать лицо или список лиц, которым этот документ нужно направить на рассмотрение.

Как только пользователь выберет нужных людей и нажмет кнопку <ОК>, в БД <Уведомления> этим людям будут автоматически выписаны уведомления о том, что на их имя пришел документ.