Помещение документов в архив

Архивирование

При архивировании входящего документа, он вместе с повторами и ответами на него переносится в БД <Архив входящих>. В то же время все поручения, связанные с этим документом (а также с повторными и ответными к нему документами), переносятся из БД <Поручения> в БД <Архив поручений>. При этом все связи между документами и поручениями сохраняются.

При помещении документов в архив, их оригинальные копии удаляются. Причем удаляются не в корзину, а физически, чтобы освободить файл рабочей базы данных от лишней информации. Тем самым сохраняется высокая скорость поиска и доступа к документам.

Для помещения в архив списанных в дело документов нужно в Виде <Списанные в дело> или в Виде <Входящие> выполнить следующие действия:

• Выделить документы, предполагающиеся к отправке в архив (о способах выделения см. <Удаление документов>);
• Нажать кнопку .

После выполнения этих действий документ, вместе с повторными и ответными к нему документами, будет перенесен в архивную базу данных (в данном случае БД <Архив входящих>).

Поиск в архиве

Поиск в архиве входящих документов тем же способом и по той же форме, что и поиск документов в БД <Входящие документы> (пункт <Поиск документов>, <:в текущей базе>).

Также, находясь в архиве входящих, можно найти нужные архивные документы в архиве системы EasyDoc для последующего их восстановления. Для этого нужно нажать на кнопку  в панели действий вида <Все входящие>.

Восстановление

Архивированные входящие документы находятся в БД <Архив входящих>. Их можно посмотреть, открыв эту базу.

Иногда в процессе делопроизводства требуется вернуться к работе над некоторыми документами, к тому моменту уже отправленными в архив. Поэтому в КСАД CDoc предусмотрена возможность возвращения в работу архивных документов и придания им статуса активных.

При восстановлении документа происходят следующие изменения в системе:

• документ и все повторные и ответные к нему документы переносятся в БД <Входящие документы>;
• статусу документа присваивается значение <В работе>;
• все поручения и ответы, связанные с восстанавливаемым документом и повторными и ответными к нему документами, переносятся в БД <Поручения>;
• восстанавливаются связи между восстановленными документами и восстановленными поручениями.

Для того чтобы восстановить в работу группу архивных документов нужно выполнить следующие действия:

• открыть БД <Архив входящих>;
• выделить документы, предполагающиеся к восстановлению;
• нажать кнопку .

В данном направлении (работа с архивными документами) в КСАД CDoc существует связь с САД EasyDoc . Существует возможность восстановления документов из архива САД EasyDoc в систему CDoc с целью работы над ними.

При восстановлении таких документов в БД <Входящие документы> из-за различий в структурах систем восстанавливаются только главные, повторные и ответные документы. А вместо поручений в карточке главного входящего документа создается резюме о связанных с ним поручениях и ответах на них.

Для того чтобы восстановить для работы в систему CDoc группу архивных документов из системы EasyDoc нужно выполнить следующие действия:

• перейти в систему EasyDoc ;
• открыть БД <Архив документов>;
• выделить документы, предполагающиеся к восстановлению;
• нажать кнопку <Переместить в систему CDoc >.

После этого документ появится в БД <Входящие документы> и получит статус активного.